Quantas vezes achou que por mais horas que trabalhasse, estas não seriam suficientes para dar conta de todas as tarefas?
Mas será que se o dia tivesse mais de 24 horas, iria conseguir terminar tudo ou iria apenas ter ainda mais tarefas para executar?
Para conseguir aproveitar o seu tempo com mais qualidade, é importante aprender a diferença entre trabalhar arduamente e trabalhar de forma inteligente.
Nem sempre trabalhar muito significa conseguir resultados. A produtividade está relacionada com a gestão do tempo e não com a quantidade disponível.
Para que entenda um pouco mais sobre este assunto, vamos-lhe explicar como este conceito funciona na prática:
O que é a gestão de tempo?
A gestão do tempo é o acto de se organizar para conseguir realizar todas as actividades que precisa levar a cabo.
Actualmente, as pessoas lidam com muitas distracções: redes sociais, serviços de streaming, entre outros. Por conseguinte, é cada vez mais difícil manter o foco e ser produtivo.
Por isso, uma boa gestão do tempo requer concentração e definição de prioridades.
Muitas pessoas confundem entre ‘’estar ocupado’’ e ser produtivo.
Será que estar ocupado significa obter resultados? Não necessariamente. Os trabalhadores mais eficientes são aqueles que conseguem ser produtivos e gerir o seu próprio tempo.
Já alguma vez entregou um trabalho depois do prazo, por não se conseguir organizar? Se a resposta a esta pergunta for sim, significa que está na hora de perceber o que o distrai do seu trabalho.
A gestão do tempo está relacionada com a produtividade e a definição de prioridades.
Trabalhar mais ou trabalhar de forma mais eficiente?
Em primeiro lugar, é importante saber que uma coisa não invalida a outra. Na verdade, são complementares.
O que pretendemos dizer é que muitos trabalhadores confundem o facto de trabalharem muitas horas com a obtenção de resultados. Não é bem assim que funciona.
Claro que, se o desejar, pode trabalhar mais. Porém, se não souber gerir o seu tempo, procrastinar e adiar tarefas, não vai conseguir ser eficiente, mesmo que trabalhe muitas horas por dia incluindo os fins-de-semana.
Para quê aprender a gerir o seu próprio tempo?
Se ainda não percebeu a importância do planeamento e da organização pessoal, vamos mostrar-lhe todas as vantagens de aprender a gerir a sua rotina. Veja bem:
Mais qualidade de vida
O medo de não conseguir cumprir prazos e alcançar objectivos causam ansiedade e preocupação. É certo que muitas vezes há factores internos que interferem nos resultados.
Nesses casos, não há muito que possa fazer. No entanto, há actividades que poderiam ter sido feitas em menos tempo, caso o tivesse gerido de um modo estratégico.
Saber organizar-se é uma forma de diminuir o stress. Consequentemente, vai ter mais qualidade de vida.
Acabe com algumas preocupações mediante a gestão do tempo. Torne-se mais produtivo e descubra que algumas tarefas podem ser feitas em muito menos tempo do que imagina.
Mais tempo livre
Para compreender melhor a questão, considere o seguinte exemplo:
Imagine que chegou ao escritório às 8h da manhã e era para ter saído às 17h. Todavia, devido ao acumular de tarefas, só conseguiu sair da empresa às 20h.
Será que foi realmente um dia em que havia muito para fazer, ou foi você que não se organizou?
Se passou boa parte do tempo a conversar no WhatsApp, a ver o Instagram e a pesquisar informações sobre assuntos irrelevantes, pode estar certo que teria saído da empresa às 17h, caso se tivesse organizado melhor.
Nada impede que se distraia nas redes sociais e com os assuntos do seu interesse; mas não deixe que eles interfiram na qualidade do seu trabalho.
Completar projectos complexos
Em algumas situações, tudo o que precisa para terminar uma tarefa mais complexa, é concentração e organização.
Quando está com dificuldades em resolver um problema, procura soluções ou distrai-se com assuntos que nada têm que ver com o seu trabalho?
Ao procurar uma solução, em vez de fugir do problema, torna-se mais produtivo.
Claro que em certas situações é necessário descansar um pouco, já que se encontra demasiado stressado para ser produtivo. Não tem nenhum mal ir apanhar um pouco de ar ou relaxar alguns minutos.
O que não se pode é fugir do trabalho sempre que surge algum obstáculo. É preciso estar concentrado para resolver conflitos e encontrar soluções.
Aquele projecto complexo que está posto de lado na mesa ou numa pasta do computador, pode ser terminado se você se dedicar verdadeiramente.
Como colocar a gestão do tempo em prática?
Antes de mais nada, tudo começa com organização e planeamento.
O processo de gerir o seu tempo não acontece do dia para a noite. Tudo é uma questão de encontrar formas de ser mais produtivo e organizar o seu tempo.
E é evidente que existem formas de conseguir obter melhores resultados, como, por exemplo:
Tenha uma agenda
Pode ser física ou virtual, o que for melhor para si. Sempre que surgir uma nova tarefa, anote na agenda.
Coloque em prática a regra dos 2 minutos
Existe uma frase que diz o seguinte: se uma tarefa pode ser feita em dois minutos, ela deve ser feita imediatamente.
Ou seja, se um trabalho pode ser finalizado em pouco tempo, não há motivos para o adiar.
Estabeleça prioridades
Não é possível dar conta de tudo ao mesmo tempo. Por isso, analise o que deve ser feito em um período de 24h, uma semana e num mês.
Delegue tarefas
É muito comum alguns empresários quererem realizar todas as tarefas da empresa sozinhos. A nossa capacidade como seres humanos é, porém, limitada.
O dia tem 24 horas para todas as pessoas. Por isso, conte com a ajuda dos seus funcionários.
Delegar tarefas é importante para todas as pessoas que trabalham em cargos de liderança. Pedir para que os seus colabores realizem algumas não é irresponsabilidade; pelo contrário.
Ao fazê-lo, tem mais tempo para se dedicar a outros projectos prioritários para a sua função.
